Outlook ve Lync ile Toplantı Oluşturma

Lync Nedir?  

Fiziksel olarak bir araya gelmesi mümkün olmayan şirket çalışanlarının konferanslar ve toplantılar gerçekleştirmesini sağlayan Office yazılımıdır.

Lync Toplantısı  ile;

• Bir oturumda 250 kişiye kadar toplantı oluşturulabilir.

• Sunumlar yapılabilir.

• İçerikler paylaşılıp, sunumlar katılımcılar arasında görev değişikliği ile ilerletilebilir.

• Ses ve görüntü kaydedilebilir.

 

 

2.Toplantı ayarlama

Online-Lync toplantısı başlatabilmek için Outlook'taki  Lync eklentisi kullanılmalı ve Lync'de de oturum açılmış olmalıdır.

 

i.Outlook'da Calendar sekmesinde bulunan New Lync Meeting butonuna tıklanır.

 

 

 

 

ii.Otomatik olarak oluşturulan toplantı mailinin Linkinde güncelleştirme yapılmamalıdır. Bu işlem katılımcıların toplantıya katılmasını engelleyebilir.

 

 

 

 

 

iii.Toplantı talebi penceresinde,

a.To alanına toplantıya katılması istenen çalışanların e-mail adresleri girilir.

b.Subject  alanında Toplantının konusu belirtilebilir.

c.Location alanı, otomatik olarak Lync Meeting şeklinde gelir. Değiştirilebilir.

d.Toplantının saati Start time ve End time kısmından ayarlanır.

e.Toplantı talebinin Body sekmesinde, imlecin konumlandığı noktalı çizginin üst kısmına,  toplantı ile ilgili detaylar yazılabilir.

f.Toplantının planlandığı saatte, katılımcıların uygun olup olmadığı, Toplantı talep penceresindeki Meeting sekmesindeki Show alanında bulunan Scheduling Assistant ile takip edilebilir.

 

 

 

 

 

g.Toplantı talebi oluşturulduğunda, bütün katılımcılar sunucu olarak kabul edilir. Bu durumu değiştirmek için, Lync'te Toplantı Erişimi ve Sunucu Seçenekleri başlıklı makaleyi inceleyebilirsiniz.

h.Son olarak oluşturulan toplantı talebi, katılımcılara gönderilir.

 

 

 

3.Tekrar eden Toplantılar

 

Eğer otomatik toplantı seçenekleri kullanılıyorsa, toplantıda kullanılan materyaller 15 günlük süre boyunca gözükür.

 

4.Başkası Adına Toplantı Ayarlama

 

Böyle bir durumda başkası adına Toplantı, normal bir toplantı gibi oluşturulamaz. Ancak şu şekilde yapılabilir.

a.Lync toplantısı Outlook'da oluşturulur ve kişi davet edilir.

b.Toplantı katılım bilgileri kopyalanır.

c.Kişi yeni bir Lync toplantısı oluşturur ve kopyalamış olduğu önceki Lync toplantısı bilgilerini yeni toplantı daveti içerisine yapıştırır.

d.Toplantı talebi normal bir şekilde gönderilir.

 

Kubilay TAŞTUTAR